«О порядке инициирования процедуры увольнения и приёма-передачи товарно-материальных ценностей»

1. Цель инструкции:
Обеспечить своевременный и контролируемый запуск бизнес-процесса (далее по тексту - БП) увольнения сотрудника, включая возврат и передачу товарно-материальных ценностей (далее по тексту - ТМЦ), особенно в удалённых филиалах.
2. Область действия:
Инструкция обязательна для исполнения всеми руководителями структурных подразделений, в том числе удалённых и региональных офисов/филиалов всех юридических лиц Компании.
3. Общие положения:
3.1. Инициатором БП увольнения сотрудника является его непосредственный руководитель.
3.2. Отдел персонала подключается к БП после его инициирования руководителем и отвечает за оформление кадровых документов и сопутствующие процедуры.
3.3. Руководитель несёт ответственность за организацию и контроль:
1.    передачи дел;
2.    возврата и/или передачи ТМЦ;
3.    информирования всех участников процесса в установленные сроки.

4. Причины изменения порядка запуска БП:
4.1. Запуск БП отделом персонала не позволяет своевременно контролировать забор и передачу ТМЦ в удалённых филиалах, так как:
1.    Отдел персонала не обладает оперативной информацией о фактическом наличии и местоположении ТМЦ сотрудника;
2.    Отдел персонала не взаимодействует напрямую с ответственными за приём/передачу ТМЦ на местах;
3.    Возникают риски задержек, потерь и неточностей в учёте.
4.2. Непосредственный руководитель:
4.    Владеет актуальной информацией о выданных сотруднику ТМЦ и их использовании;
5.    Знает специфику работы подразделения и доступность ответственных лиц;
6.    Может оперативно организовать возврат ТМЦ и передачу дел.
В связи с этим инициатором БП увольнения и сопутствующих процедур определяется руководитель сотрудника.

5. Порядок действий руководителя при увольнении сотрудника:
5.1. Инициирование процесса
5.1.1. Руководитель запускает БП увольнения в установленной системе (Битрикс24) либо направляет установленную форму в отдел персонала (если система отсутствует), как только ему становится известно о предстоящем увольнении сотрудника (получено заявление, достигнуты договорённости, принято решение о расторжении договора по инициативе работодателя и т.п.), не откладывая запуск до последнего дня работы сотрудника.
5.1.2. Крайний срок запуска БП увольнения - день получения заявления об увольнении (либо день принятия решения о расторжении договора по инициативе работодателя). В этот день руководитель обязан:
1.    Зафиксировать факт обращения сотрудника (заявление/служебная записка/решение);
2.    Запустить БП увольнения в установленной системе (или направить установленную форму в отдел персонала, если система отсутствует).
5.2. Передача дел
Руководитель:
1.    Определяет сотрудника(ов), принимающего(их) задачи и ответственность;
2.    Составляет краткий перечень активных задач и проектов увольняемого сотрудника;
3.    Утверждает план и сроки передачи дел;
4.    Контролирует фактическую передачу (акты, чек-лист, служебное письмо, письмо на корпоративную почту и т.п.).
5.3. Возврат и передача ТМЦ
Руководитель:
1.    Запрашивает у ответственного за учёт ТМЦ (или использует внутреннюю систему) перечень ТМЦ, закреплённых за сотрудником;
2.    Организует:
- возврат ТМЦ сотрудником,
- либо их передачу другому сотруднику/подразделению;
3.    Обеспечивает оформление соответствующих актов/накладных в установленном порядке.
В удалённых филиалах руководитель дополнительно контролирует:
1.    Согласование с локально ответственным лицом за ТМЦ;
2.    Своевременную отгрузку/приёмку (при необходимости - фотоотчёт, сканы документов, отметки в системе).
5.4. Взаимодействие с отделом персонала и смежными службами
Руководитель:
1.    Направляет в отдел персонала всю необходимую информацию:
- дату предполагаемого увольнения;
- подтверждение передачи дел;
- статус возврата/передачи ТМЦ;
- иные данные по установленной форме;
2.    При необходимости согласует с:
- службой ИТ - отключение доступов, передача техники, аккаунтов;
- службой безопасности - пропуска, доступ в помещения и т.п.;
- иными службами в соответствии с внутренними процедурами Компании.

6. Ответственность:
6.1. Руководитель несёт персональную ответственность за:
1.    Своевременный запуск БП увольнения;
2.    Организацию и контроль передачи дел;
3.    Полное и своевременное оформление возврата/передачи ТМЦ.
6.2. Невыполнение требований настоящей Инструкции может повлечь:
1.    Служебное разбирательство;
2.    Применение мер дисциплинарного воздействия в соответствии с действующим трудовым законодательством и внутренними нормативными актами Компании.

7. Взаимодействие с отделом персонала:
7.1. Отдел персонала:
1.    Оказывает методическую поддержку руководителям;
2.    Контролирует соблюдение сроков и полноту документов;
3.    Инициирует доработку процесса в случае систематических нарушений или выявленных рисков.
7.2. Все изменения в порядке инициирования и прохождения БП увольнения доводятся отделом персонала до руководителей под подпись/электронное подтверждение ознакомления.
8. Порядок ознакомления руководителей:
Ознакомление с настоящей Инструкцией является обязательным для всех руководителей структурных подразделений и проводится в установленном в Компании порядке.