📄 Инструкция: Запуск бизнес-процесса увольнения сотрудника

Цель инструкции: Обеспечить своевременный и контролируемый запуск бизнес-процесса (далее — БП) увольнения сотрудника, включая возврат и передачу товарно-материальных ценностей (далее — ТМЦ), особенно в удалённых филиалах.

Область действия: Инструкция обязательна для исполнения всеми руководителями структурных подразделений, в том числе удалённых и региональных офисов/филиалов всех юридических лиц Компании.

1. Общие положения

• Инициатором БП увольнения сотрудника является его непосредственный руководитель.
• Отдел персонала подключается к БП после его инициирования руководителем и отвечает за оформление кадровых документов и сопутствующие процедуры.
• Руководитель несёт ответственность за организацию и контроль: передачи дел, возврата и/или передачи ТМЦ, а также информирования всех участников процесса в установленные сроки.

💡 Почему процесс запускает руководитель, а не отдел персонала:
Отдел персонала не обладает оперативной информацией о фактическом наличии и местоположении ТМЦ сотрудника на местах, что создает риски задержек и потерь. Непосредственный руководитель владеет актуальной информацией, знает специфику работы подразделения и может оперативно организовать возврат техники и передачу дел.

🛠️ Порядок действий руководителя при увольнении

Шаг 1. Инициирование процесса

Руководитель запускает БП увольнения в установленной системе (Битрикс24) либо направляет установленную форму в отдел персонала, как только ему становится известно о предстоящем увольнении (получено заявление, достигнуты договорённости, принято решение о расторжении договора), не откладывая запуск до последнего дня работы сотрудника.

⚠️ Важно: Крайний срок запуска БП — день получения заявления об увольнении. В этот день руководитель обязан зафиксировать факт обращения сотрудника и запустить процесс в системе.

Шаг 2. Передача дел

• Определяет сотрудника(ов), принимающего(их) задачи и ответственность.
• Составляет краткий перечень активных задач и проектов увольняемого сотрудника.
• Утверждает план и сроки передачи дел.
• Контролирует фактическую передачу (акты, чек-лист, служебное письмо на корпоративную почту и т.п.).

Шаг 3. Возврат и передача ТМЦ

• Запрашивает у ответственного за учёт ТМЦ перечень оборудования, закреплённого за сотрудником.
• Организует возврат ТМЦ сотрудником либо их передачу другому сотруднику/подразделению.
• Обеспечивает оформление соответствующих актов/накладных в установленном порядке.

В удалённых филиалах дополнительно контролируется: согласование с локально ответственным лицом за ТМЦ и своевременная отгрузка/приёмка (при необходимости — фотоотчёт, сканы документов, отметки в системе).

Шаг 4. Взаимодействие со смежными службами

Руководитель направляет в отдел персонала всю необходимую информацию: дату предполагаемого увольнения, подтверждение передачи дел и статус возврата ТМЦ.

При необходимости действия согласуются со службой ИТ (отключение доступов, передача техники, аккаунтов) и службой безопасности (сдача пропусков, закрытие доступа в помещения).

⚖️ Ответственность и контроль

🛑 Ответственность руководителя: Руководитель несёт персональную ответственность за своевременный запуск БП увольнения, организацию передачи дел и полное оформление возврата/передачи ТМЦ. Невыполнение требований настоящей Инструкции может повлечь служебное разбирательство и применение мер дисциплинарного воздействия.

✅ Поддержка отдела персонала: Отдел персонала оказывает методическую поддержку руководителям, контролирует соблюдение сроков и инициирует доработку процесса в случае систематических нарушений. Ознакомление с настоящей Инструкцией является обязательным для всех руководителей.